Publicēts 2019.gada 26.jūlijā
Personas datu apstrāde un aizsardzība
Valsts policijas koledžā
Personas datu apstrādes pārzinis un tā kontaktinformācija - Valsts policijas koledža (turpmāk – Koledža);
reģ. Nr. 90000072027; Ezermalas iela 10, Rīga, LV-1014; tālrunis +371 67146288;
elektroniskā pasta adrese: pasts@koledza.vp.gov.lv.
Datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija:
datu.aizsardziba@koledza.vp.gov.lv.
Vispārīgā informācija
Personas datu apstrādes un aizsardzības paziņojuma mērķis ir sniegt fiziskai personai (turpmāk – Datu subjekts) informāciju par:
- personas datu apstrādes nolūkiem un tiesisko pamatu Koledžā;
- gadījumiem, kad personas dati tiek izpausti;
- datu glabāšanas termiņiem;
- datu aizsardzību;
- datu subjektu tiesībām attiecībā uz personas datu apstrādi.
Koledža, veicot personu datu apstrādi, piemēro 2016. gada 27.aprīlī pieņemto Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (turpmāk – Regula) un Fizisko personu datu apstrādes likumu.
Personu datu apstrāde tiek veikta, ievērojot Regulas 5.pantā noteiktos personas datu apstrādes principus un citos normatīvajos aktos, tajā skaitā personas datu apstrādi reglamentējošā jomā, noteiktās prasības, nodrošinot likumīgu, godprātīgu un Datu subjektam pārredzamu, tikai nolūka sasniegšanai nepieciešamajā minimālajā apjomā, precīzu datu apstrādi, dzēšot, labojot vai iznīcinot neprecīzos datus, kā arī ievērojot datu glabāšanas ierobežojumu, dzēšot (iznīcinot) datus vai nodrošinot datu publisku nepieejamību, ja tie vairs nav vajadzīgi nolūka sasniegšanai. Koledža nodrošina personas datu konfidencialitāti un īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu aizsardzībai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas.
Personas dati
Personas dati tiek vākti gan no Datu subjekta, gan ārējām datu bāzēm un reģistriem. Koledžā tiek apstrādātas, galvenokārt, šādas personu datu kategorijas:
- identifikācijas dati (vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, dzimums, vecums, dati no personas identifikācijas dokumenta (pases vai ID kartes), amats, struktūrvienība, foto);
- kontaktinformācija (adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese);
- dati par iegūto izglītību un prasmēm (mācību ilgums, absolvēta izglītības iestāde, iegūtais grāds, profesionālā kvalifikācija, zināšanu vērtējumi, valodu prasmes dati);
- profesionālie dati, dati par darba pieredzi (CV un motivācijas vēstules iekļautie dati, dati par nodarbošanos un darba vietām, amatiem);
- pārvaldības funkciju dati (rīkojuma dokumenti, faktu fiksējošie dokumenti, līgumi, sarakstes dokumenti, iekšējās aprites dokumenti, darbnespējas lapas);
- grāmatvedības dati (bankas konta rekvizīti, atlīdzību, kompensāciju, citu maksājumu izmaksas dati);
- darījuma (līguma) dati (darījuma numurs, datums, darījuma nosaukums, veids);
- dati saistībā ar izglītības programmu īstenošanu (nodarbību saraksti/uzskaites dati, zināšanu vērtējumi, pārbaudes darbi/protokoli);
- dati, kas iegūti un/vai radīti, pildot normatīvajos aktos paredzētus pienākumus un uzdevumus;
- tiesvedības dati (lietas numurs, veids, atbildētāja/prasītāja/ pieteicēja dati);
- fotoattēli un audiovizuālie ieraksti, kas uzņemti Koledžas un citos sabiedriskos pasākumos.
Personas datu apstrādes mērķi
Izpildot Ministru kabineta 2006.gada 11.jūlija noteikumos Nr.584 „Valsts policijas koledžas nolikums” definētās funkcijas un uzdevumus, Koledžā personas datus apstrādā, galvenokārt, šādos nolūkos:
- personāla vadības, uzskaites un atlases nodrošināšana;
- lietvedības dokumentu aprites un arhīva pārvaldības nodrošināšana;
- grāmatvedības uzskaites nodrošināšana;
- izglītības programmu īstenošana;
- bibliotēkas pakalpojumu nodrošināšana;
- piekļuves tiesību nodrošināšana datortīkliem un informācijas sistēmām;
- publisko pakalpojumu sniegšana;
- publisko iepirkumu nodrošināšana;
- disciplinārlietu pārvaldība;
- parādu atgūšana un piedziņa;
- iekšējās kārtības nodrošināšana (tajā skaitā veicot videonovērošanu);
- Koledžas, Valsts policijas pasākumu nodrošināšana, dalība citos publiskajos pasākumos, kā arī sabiedrības informēšana par Koledžas darbību;
- Koledžas personāla dalības nodrošināšana starptautiskajos pasākumos;
- informācijas sniegšana valsts pārvaldes un tiesībsargājošām iestādēm.
Videonovērošana
Lai nodrošinātu Koledžas iekšējo kārtības noteikumu ievērošanu, īpašumā esošo vērtību un teritorijas apsardzi, personāla un apmeklētāju drošību, kā arī novērstu, atklātu nelikumīgas darbības, Koledžā tiek veikta videonovērošana. Personas dati - videonovērošanas ieraksti ar personām, kuras nokļūst videonovērošanas kameras uztveršanas zonā, tai skaitā Koledžas personālu un apmeklētājiem, tiek glabāti noteikto termiņu – tad neatgriezeniski dzēsti. Koledžas teritorijā pie objektu ieejām (videonovērošanas zonā) un labi redzamās vietās citviet teritorijā vai telpās, kur tiek veikta videonovērošana, ir izvietotas informatīvas zīmes.
Fotografēšana un filmēšana
Lai informētu sabiedrību par Koledžas darbību un profesionālās izglītības un kvalifikācijas ieguves iespējām Koledžā, nodrošinātu Koledžas pasākumu atspoguļošana oficiālās interneta vietnēs, sociālajos tīklos un citos plašsaziņas līdzekļos, lai informētu sabiedrību par Koledžas darbību un aktualitātēm, kā arī arhīva uzkrāšanas, dokumentēšanas un saglabāšanas vajadzībām, Koledžas organizēto pasākumu laikā tiek veikta fotografēšana un filmēšana. Par fotografēšanu un filmēšanu pasākuma laikā Datu subjekti tiek informēti Koledžas tīmekļvietnē, kā arī izvietojot informatīvas zīmes pirms pasākuma vietas.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
Personas datu apstrāde tiek veikta galvenokārt balstoties uz šādiem Regulas 6.panta 1.punktā definētajiem pamatojumiem:
- lai izpildītu uz Koledžu attiecināmu juridisku pienākumu (izpildot ārējos normatīvos aktus – Augstskolu likums, Arhīvu likums, Civillikums, Darba likums, Iekšlietu ministrijas sistēmas iestāžu un Ieslodzījuma vietu pārvaldes amatpersonu ar speciālajām dienesta pakāpēm dienesta gaitas likums, Iesniegumu likums, Informācijas atklātības likums, Izglītības likums, Likums “Par grāmatvedību”, Likums “Par policiju”, Profesionālās izglītības likums, Valsts pārvaldes iekārtas likums un uz to pamata izdotie normatīvie akti);
- lai izpildītu uzdevumu, ko Koledža veic sabiedrības interesēs vai īstenojot tai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (Ministru kabineta 2006.gada 11.jūlija noteikumi Nr.584 „Valsts policijas koledžas nolikums”);
- līgumu noslēgšanai un izpildei;
- leģitīmo interešu realizēšanai;
- ar Datu subjekta piekrišanu.
Personas datu saņēmēju kategorijas:
Personas datus saņem:
- uzraugošās un tiesībsargājošās iestādes normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un kārtībā (VID, VSAA, VIIS u.t.t.);
- Datu subjekts par sevi.
Koledža neizpauž trešajām personām Datu subjekta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līgumu darbības laikā iegūtu informāciju par Datu subjektu, izņemot, ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod:
- noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju;
- ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, šajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;
- ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos Koledžas likumīgo interešu aizsardzībai;
- pamatojoties uz Datu subjekta skaidru un nepārprotamu rakstisku piekrišanu.
Personas datu apstrādes ģeogrāfiskā teritorija:
Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienībā/Eiropas Ekonomiskajā zonā (ES/EEZ).
Datu nodošana uz trešo valsti:
Koledža var nosūtīt datus uz trešo valsti (ārpus Eiropas Ekonomiskās zonas) vai uz starptautisku organizāciju ar mērķi nodrošināt funkciju un uzdevumu izpildi.
Datu glabāšanas termiņš:
Personas dati tiek glabāti saskaņā ar normatīvajiem aktiem un ne ilgāk kā nepieciešams datu apstrādes nolūkam. Saskaņā ar Koledžas lietu nomenklatūru personas datiem var būt dažāds glabāšanas termiņš, atkarībā no personas datus saturoša dokumenta un tos uzglabā saskaņā ar lietu nomenklatūrā noteikto laika periodu. Ja personas dati vairs nav nepieciešami iepriekš noteiktajam šo datu apstrādes nolūkam, tie tiek dzēsti.
Automatizētā lēmuma pieņemšana:
Koledžā neveic automatizēto lēmumu pieņemšanu (profilēšanu).
Sīkdatnes
Koledžas tīmekļa vietnē un Izglītības procesu administrēšanas sistēmā tiek lietotas sīkdatnes, lai padarītu vietnes lietošanu ērtāku. Sīkdatnes vai ar tām saistītā informācija netiek izmantota, lai identificētu Datu subjektu vai analizētu Datu subjekta darbības tīmekļa vietnē.
Datu subjekta tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi:
- saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar savu datu apstrādi;
- pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, kurus apstrādā Koledža;
- iesniedzot pamatojumu, lūgt neprecīzo personas datu labošanu vai dzēšanu;
- iebilst pret savu personas datu apstrādi, lūgt datu apstrādes ierobežošanu (šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Koledžas pienākumiem (funkcijām un uzdevumiem), kas tai ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs vai leģitīmo interešu ievērošanai);
- atsaukt savu piekrišanu.
Ja Datu subjekts uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj tā normatīvajos aktos noteiktās tiesības un intereses, tam ir tiesības iesniegt sūdzību par personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv).
Koledža ir tiesīga veikt izmaiņas vai papildinājumus šajā paziņojumā, publicējot tā aktuālo versiju Koledžas tīmekļa vietnē www.policijas.koledza.gov.lv.